Artikel 1: Toepassingsgebied

1.1 Dit privacybeleid (het “Privacybeleid”) is van toepassing op alle persoonsgegevens die JCI GENK VZW, een vereniging zonder winstoogmerk naar Belgisch recht, met zetel te Schabartstraat 70, 3600 Genk (België), ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0416.457.127, RPR Antwerpen, afdeling Tongeren (hierna “wij”, “we” of “JCI Genk”) verwerkt in het kader van het NCN (Nationaal Congres) 2026.

1.2 Om als JCI Genk een goede dienstverlening te kunnen aanbieden, werken wij o.a. met persoonsgegevens. Aan de hand van dit privacybeleid willen we u meer uitleg geven bij de manier waarop we omgaan met de persoonsgegevens waarover we beschikken.

1.3 Door gebruik te maken van onze website https://www.ncngenk2026.be/ (hierna de “Website”) en/of onze diensten, erkent u dat u dit Privacybeleid zorgvuldig gelezen hebt en dat u zonder voorbehoud instemt met de inhoud ervan.

Artikel 2: Definities

2.1 Persoonsgegevens omvatten alle gegevens waarmee iemand direct of indirect geïdentificeerd kan worden, zoals naam, voornaam, adres, telefoonnummer, IP-adres, ..., alsook alle gegevens die rechtstreeks of door te combineren kunnen leiden tot de identificatie van een persoon, vallen onder de noemer “persoonsgegevens”.

2.2 Verwerken omvat in de praktijk elk gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, verspreiden of wissen ervan.

2.3 De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, welke middelen daarvoor worden gebruikt en voor welke doeleinden dit gebeurt.

2.4 Verwerkers zijn partijen die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens verwerken. Met elke verwerker maken wij afspraken omtrent de verwerking van persoonsgegevens.

Artikel 3: Bescherming van persoonsgegevens: Algemene bepalingen

3.1 We vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met uw Persoonsgegevens. We doen dit dan ook in overeenstemming met de Europese wetgeving ter bescherming van persoonsgegevens (de “Algemene Verordening Gegevensbescherming”, afgekort als “AVG” of “GDPR”) en de relevante lokale wetgeving die de AVG implementeert, zoals onder meer de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

3.2 Wij verwerken enkel de Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de nagestreefde doeleinden. We waken daarbij over de volledigheid en juistheid van uw persoonsgegevens.

3.3 Wij bewaren uw Persoonsgegevens in principe niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze verzameld werden (zie in detail artikel 8).

3.4 We nemen daarnaast de nodige veiligheidsmaatregelen om de Persoonsgegevens die we verwerken op een passende manier te beveiligen. Met name nemen wij de volgende maatregelen:

• Uw Persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de personen die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken;

• Iedereen die betrokken is bij de verwerking van uw Persoonsgegevens, zowel eigen medewerkers als externe partijen, is bovendien wettelijk of contractueel verplicht om hier vertrouwelijk mee om te gaan;

• Beperkte toegang tot de Persoonsgegevens (gebruik van inloggegevens, wachtwoorden, etc.).

3.5 In geen geval kunnen wij aansprakelijk worden gesteld voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van Persoonsgegevens, behoudens in geval van grove nalatigheid of opzet vanwege JCI Genk.

3.6 U dient steeds te allen tijde de veiligheidsvoorschriften na te leven. U bent dan ook als enige verantwoordelijk voor het gebruik dat wordt gemaakt vanaf de Website van uw computer, IP-adres en van uw identificatiegegevens, alsook voor de vertrouwelijkheid ervan.

Artikel 4: Welke Persoonsgegevens verwerken wij en op welke manier?

4.1 Wij verwerken mogelijk de volgende Persoonsgegevens:

• Bij een bezoek aan de Website: onder meer uw IP-adres en uw taalkeuze, browsertype, geografische locatie, besturingssysteem, etc. (“technische informatie”) en door middel van cookies (zie Cookiebeleid);

• Bij het doen van een bestelling op de Website: naam, e-mailadres, adresgegevens, telefoonnummer, facturatiegegevens en eventueel financiële gegevens;

• Bij het invullen van het contactformulier op de Website: alle informatie die u ons bezorgt via het contactformulier;

• Bij een telefonisch gesprek: alle informatie die we nodig hebben om onze diensten te kunnen aanbieden waaronder onder meer naam, e-mailadres, adresgegevens, telefoonnummer, facturatiegegevens alsook alle informatie die u ons telefonisch bezorgt.

Artikel 5: Waarom verwerken we jouw Persoonsgegevens (doeleinden)?

5.1 Wij verzamelen en gebruiken uw Persoonsgegevens alleen als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doeleinde voor hebben vastgelegd.

5.2 Wij verzamelen technische informatie voor het verzorgen en verbeteren van de Website en het opmaken van anonieme bezoekersstatistieken.

5.3 Wij verzamelen tevens Persoonsgegevens (bv. identiteitsgegevens, adresgegevens, financiële gegevens, etc.) met het oog op (i) het kunnen uitvoeren van de bestelling of (ii) het uitvoeren van een wettelijke verplichting.

5.4 Wij zullen dus Persoonsgegevens verwerken om een overeenkomt met u te kunnen sluiten en uit te voeren. Indien u de benodigde Persoonsgegevens niet kan bezorgen, kunnen wij niet garanderen dat wij:

• een overeenkomst met u zullen kunnen sluiten;

• de bestelling op een adequate manier kunnen uitvoeren;

• uw verzoek kunnen behandelen.

Artikel 6: Mogen wij uw Persoonsgegevens verwerken (rechtsgrond)?

6.1 De Persoonsgegevens die u via de Website, via het contactformulier of telefonisch verstrekt, verwerken we op basis van de volgende verwerkingsgronden:

• om een wettelijke verplichting na te komen bv. indien een overheidsinstantie ons dwingt bepaalde persoonsgegevens over te maken;

• wanneer u hiervoor uw specifieke toestemming heeft gegeven bv. via formulieren, bestellingen, etc.;

• voor de uitvoering van een overeenkomst.

Artikel 7: Delen we uw Persoonsgegevens mee aan anderen (al dan niet buiten de EU)?

7.1 Wij delen uw gegevens niet mee aan derden, tenzij in de volgende gevallen:

• u ons hiervoor de voorafgaande toestemming geeft;

• we wettelijk verplicht zijn om dit te doen;

• ze worden opgevraagd in het kader van een (gerechtelijk) onderzoek;

• als we voor het uitvoeren van een taak een beroep doen op een extern bedrijf (bv. onze websitebouwer, een softwarefirma of gespecialiseerd adviesbureau) dan mogen zij uw persoonsgegevens alleen verwerken binnen het met hen afgesproken kader en na naleving van de bepalingen van de AVG.

7.2 Wij zullen uw persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren of commercieel ter beschikking stellen aan derden, tenzij met jouw voorafgaande toestemming.

Artikel 8: Hoelang houden wij uw persoonsgegevens bij?

8.1 Uw persoonsgegevens worden enkel verwerkt voor zo lang als nodig om de doeleinden te bereiken. Zij zullen dus worden bewaard gedurende de termijn die noodzakelijk is om de doeleinden te realiseren of aan de wettelijke vereisten te voldoen (onder andere op het gebied van boekhouding of in het kader van de specifieke wetgeving).

Artikel 9: Wat zijn uw rechten?

9.1 Overeenkomstig de AVG heeft u volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht van inzage;

• Recht van verbetering;

• Recht van wissing;

• Recht van beperking;

• Recht van bezwaar;

• Recht van overdraagbaarheid.

9.2 Indien de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u uiteraard steeds over het recht om die toestemming in te trekken.

9.3 U kunt bovenvermelde rechten uitoefenen:

• via e-mail naar voorzitter@jci-genk.be ;

• per aangetekende brief naar JCI Genk: Schabartstraat 70, 3600 Genk.

9.4 We doen er alles aan om u zo snel mogelijk te antwoorden en uiterlijk binnen de 30 (dertig) dagen na ontvangst van het verzoek.

9.5 Wij houden ons het recht voor om een extra identificatie te vragen ter legitimatie.

9.6 U heeft ten slotte het recht om klacht in te dienen tegen of over de verwerking van uw persoonsgegevens bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, e-mail: contact@apd-gba.be.

Artikel 10: Wijzigingen

10.1 JCI Genk behoudt zich het recht voor om op ieder ogenblik wijzigingen aan te brengen in het Privacybeleid. Door de Website te gebruiken en/of gebruik te maken van onze diensten, aanvaardt u alle voorwaarden van het Privacybeleid zoals bepaald op het moment van gebruik. Bij elke toegang tot de Website, nadat het Privacybeleid werd gewijzigd, wordt u geacht kennis genomen te hebben van de wijzigingen en ze te aanvaarden.